Informativa sulla raccolta dei dati

REGOLAMENTO EUROPEO 2016/679 DI SEGUITO “GDPR”

ELCOS Srl, con sede in S.S. 234 km 58.250 – 26023 Grumello Cremonese (CR), CF e P.IVA 01084730199 in qualità di titolare del trattamento (in seguito chiamato “Titolare”) la informa ai sensi dell’art. 13 D.Lgs. 30.6.2003 n. 196 (in seguito chiamato “Codice Privacy”) e dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito chiamato “GDPR”) che i suoi dati saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti.

OGGETTO DEL TRATTAMENTO

Il Titolare tratta i dati personali, identificativi e non sensibili (in particolare, nome, cognome, codice fiscale, p.iva, email, numero telefonico – in seguito chiamati “dati personali” o anche “dati”) da lei comunicati in fase di richiesta di informazioni sui prodotti o servizi offerti dal Titolare o compilazione del form contatti del nostro sito web.

FINALITÀ

I dati verranno trattati per finalità connesse all’attuazione dei seguenti adempimenti, relativi ad obblighi legislativi o contrattuali e per finalità ulteriori:

• Adempimenti obbligatori per legge in campo fiscale e contabile;
• Gestione della clientela e dei fornitori;
• Programmazione delle attività;
• Storico fatturazione clienti e fornitori;
• Assistenza post-vendita;
• Gestione del contenzioso;
• Attività di recupero crediti;
• Gestione della qualità;
• Rilevazione del grado di soddisfazione della clientela;
• Comunicazione di nuovi servizi e/o prodotti offerti dal Titolare.

Il trattamento dei dati funzionali per l’espletamento di tali obblighi è necessario per una corretta gestione del rapporto e il loro conferimento è obbligatorio per attuare le finalità sopra indicate. L’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, può causare l’impossibilità del Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente:

• raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

I suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico.

Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio e per non oltre 5 anni dalla raccolta dei dati per le Finalità di Marketing.

Ogni trattamento avviene nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6, 32 del GDPR e mediante l’adozione delle adeguate misure di sicurezza previste.

I dati saranno trattati unicamente da personale espressamente autorizzato dal Titolare e da soggetti esterni espressamente incaricati dal Titolare del trattamento.

I soggetti terzi che svolgono operazioni di trattamento per conto del Titolare sono espressamente nominati Responsabili esterni per i trattamenti di competenza.

ACCESSO AI DATI

I dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui al capitolo Finalità del trattamento:

a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;

a partner o fornitori del Titolare (ad esempio, per attività di gestione tecnica dei servizi, per la conservazione dei dati personali, etc.) o a terzi soggetti (ad esempio, provider per la gestione e manutenzione del sito web, fornitori, istituti di credito, studi professionali, etc) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento

COMUNICAZIONE A TERZI

I dati saranno comunicati esclusivamente ai soggetti competenti per l’espletamento dei servizi necessari ad una corretta gestione del rapporto, con garanzia di tutela dei diritti dell’interessato:

• Società di consulenza in materia contabile, amministrativa e fiscale;
• Società di gestione della struttura informatica (IT)
• Consulenti e liberi professionisti, anche in forma associata;
• Società di recupero crediti;
• Banche e istituti di credito;
• Altri soggetti pubblici e/o privati per i quali la comunicazione dei dati è obbligatoria o necessaria in adempimento ad obblighi di legge o sia comunque funzionale all’amministrazione del rapporto;

DIFFUSIONE

I dati personali non verranno diffusi in alcun modo.

TEMPO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I suoi dati saranno conservati presso i nostri archivi oppure presso Responsabili autorizzati unicamente per il tempo necessario alle finalità di trattamento, in subordine al rispetto dei tempi di conservazione.

TRASFERIMENTO DATI

La gestione e la conservazione dei dati personali avverranno su server ubicati all’interno dell’Unione Europea del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento.

Attualmente i server sono situati in Italia.

I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.

Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server in Italia e/o Unione Europea e/o Paesi extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati con strumenti cartacei/informatici per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

Nella sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’art. 7 Codice Privacy e art. 15 GDPR e precisamente i diritti di:

• ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che la riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
• ottenere l’indicazione dell’origine dei dati personali;
• ottenere l’indicazione delle finalità e modalità del trattamento;
• ottenere l’indicazione della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
• ottenere l’indicazione degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 5, comma 2 Codice Privacy e art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
• ottenere l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi sia interesse, l’integrazione dei dati;
• ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
• ottenere l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
• opporsi, in tutto o in parte per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che la riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• al trattamento di dati personali che la riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante email e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b), per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.

Ove applicabili, l’interessato ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.

MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti:

• per e-mail, all’indirizzo:info@elcos.net
• a mezzo fax: (+39) 0372.7233220
• a mezzo raccomandata a.r. al seguente indirizzo: S.S. 234 km 58.250 – 26023 Grumello Cremonese (CR)

PRIVACY POLICY

EUROPEAN REGULATION 2016/679 HEREINAFTER “GDPR”

ELCOS S.r.l., with registered office in S.S. 234 km 58,250 – 26023 Grumello Cremonese (CR), Tax Code and VAT number 01084730199 as data controller (hereinafter called “Data Controller”) informs you in accordance with Article 13 Legislative Decree 30.6.2003 n. 196 (hereinafter called “Privacy Code”) and Article 13 of EU Regulation no. 2016/679 (hereinafter called “GDPR”) that your data will be processed in the following manner and for the following purposes.

SUBJECT OF THE TREATMENT

The Data Controller processes personal, identifying and non-sensitive data (in particular, name, surname, tax code, VAT number, email address, phone number – hereinafter referred to as “personal data” or even “data”) communicated by you upon request for information on the products or services offered by the Data Controller or completion of the contact form on our website.

PURPOSES OF PROCESSING

The data will be processed for purposes related to the implementation of the following obligations, related to legislative or contractual obligations and for further purposes:

• Mandatory obligations by law in the fiscal and accounting fields;
• Management of customers and suppliers;
• Scheduling of activities;
• Archived invoicing of customers and suppliers;
• After-sales assistance;
• Disputes management;
• Credit recovery activities;
• Quality management;
• Detection of customer satisfaction;
• Communication of new services and / or products offered by the Data Controller.

The processing of functional data for the fulfillment of these obligations is necessary for a proper management of the relationship and their provision is mandatory to implement the purposes indicated above. Any incorrect or non-communication of one of the mandatory information, may cause the Data Controller’s inability to guarantee the adequacy of the processing itself.

METHOD OF PROCESSING

The processing of your personal data is carried out by means of the operations indicated in article 4 of the Privacy Code and article 4 n. 2) GDPR and precisely:

– collection, registration, organization, storage, consultation, processing, modification, selection, extraction, comparison, use, interconnection, blocking, communication, cancellation and destruction of data.

Your personal data is subjected to both paper and electronic processing.

The Data Controller will process personal data for the time necessary to fulfill the aforementioned purposes and in any case for no more than 10 years from the termination of the Service Purposes and for no more than 5 years from the collection of data for Marketing Purposes.

Each treatment is carried out in compliance with the methods set out in articles 6, 32 of the GDPR and through the adoption of the appropriate security measures.

The data will be processed only by personnel expressly authorized by the Data Controller and by external subjects expressly appointed by the Data Controller.

Third parties who carry out processing operations on behalf of the Data Controller are expressly appointed as External Managers for the relevant treatments.

ACCESS TO DATA

The data may be made accessible for the purposes referred to in the section Purposes of processing:

• to employees and collaborators of the Data Controller, in their capacity as persons in charge and/or internal managers of the processing and/or system administrators;
• to partners or suppliers of the Data Controller (for example, for activities of technical management of services, for the storage of personal data, etc.) or to third parties (for example, providers for the management and maintenance of the website, suppliers, credit institutions, professional studios, etc.) that carry out outsourcing activities on behalf of the Data Controller, in their capacity as external managers of the treatment.

COMMUNICATION TO THIRD PARTIES

The data will be communicated exclusively to the competent subjects for the fulfilment of the services necessary for correct management of the relationship, with guarantee of protection of the rights of the interested party:

• Consultancy company in accounting, administrative and tax matters;
• IT structure management company (IT)
• Consultants, freelancers and also affiliates;
• Credit recovery companies;
• Banks and credit institutions;
• Other public and/or private entities for which the communication of data is mandatory or necessary in compliance with legal obligations or is in any case functional to the administration of the relationship;

DISTRIBUTION

Personal data will not be disclosed in any way.

Storage time of personal data.

Your data will be stored in our archives or by authorized Managers only for the time necessary for the purposes of treatment, subject to compliance with the storage times.

DATA TRANSFER

The management and storage of personal data will be carried out on servers located within the European Union of the Data Controller and/or third-party companies designated and duly appointed as Data Processors.

Currently the servers are located in Italy.

The data will not be transferred outside the European Union.

In any case, it is understood that the Data Controller, where necessary, will have the right to move the server location within Italy and/or to the European Union and/or to non-EU countries. In this case, the Data Controller hereby ensures that the transfer of data outside of the EU will take place in accordance with the applicable legal provisions, stipulating – if necessary – agreements that guarantee an adequate level of protection and/or adopting the standard contractual clauses provided by the European Commission.

METHOD OF TREATMENT

Personal data are processed using paper / IT tools for the time strictly necessary to achieve the purposes for which they were collected.

Specific security measures are observed to prevent data loss, illicit or incorrect use and unauthorized access.

RIGHTS OF THE INTERESTED PARTY

In his capacity as an interested party, he has the rights set forth in article 7 of the Privacy Code and article 15 GDPR and precisely the rights of:

• obtain confirmation of the existence or not of personal data concerning them, even if not yet registered, and their communication in an intelligible form;
• obtain the indication:
  – of the origin of personal data;
  – of the purposes and methods of processing;
  – of the logic applied in case of treatment carried out with the aid of electronic instruments;
  – of the identification details of the Data Controller, the managers and the designated representative pursuant to article 5, paragraph 2 of the Privacy Code and article 3, paragraph 1, GDPR; e) the subjects or categories of subjects to whom the personal data may be communicated or who may become aware of it in their capacity as designated representative in the territory of the State, managers or agents;

obtain:

• the updating, rectification or, when there is interest, the integration of data;
• the cancellation, transformation into anonymous form or the blocking of data processed unlawfully, including data whose retention is unnecessary for the purposes for which the data were collected or subsequently processed;
• the attestation that the operations referred to in subparagraphs a) and b) have been brought to the attention, also with regard to their content, of those to whom the data have been communicated or disseminated, except in the case in which such fulfilment is revealed impossible or involves a use of means manifestly disproportionate to the protected right;

oppose, in whole or in part:

• for legitimate reasons, to the processing of personal data concerning them, even if pertinent to the purpose of the collection;
• to the processing of personal data concerning you for the purpose of sending advertising or direct sales material or for carrying out market research or commercial communication, through the use of automated call systems without the intervention of an operator through email and / or through traditional marketing methods by telephone and / or paper mail. It should be noted that the right of opposition of the interested party, set out in point b) above, for direct marketing purposes through automated methods extends to traditional ones and that in any case the possibility remains for the data subject to exercise the right to object even only partially. Therefore, the interested party can decide to receive only communications using traditional methods or only automated communications or none of the two types of communication.

Where applicable, the interested party also has the rights set forth in articles 16-21 GDPR (Right of rectification, right to be forgotten, right of limitation of treatment, right to data portability, right of opposition), as well as the right of complaint to the Guarantor Authority.

HOW TO EXERCISE RIGHTS

The interested party may at any time exercise the rights:

by e-mail, at the address: info@elcos.net

by fax: (+39) 0372.7233220

by registered letter at the following address: S.S. 234 km 58.250 – 26023 Grumello Cremonese (CR)